Zarządzanie projektami – freelancer w roli poject manager’a

Zapewne wszyscy freelancerzy byli kiedyś w sytuacji, którą można zilustrować zdjęciem zamieszczonym po lewej. Klient w ostatniej chwili nie akceptuje projektu, ktoś znajduje błędy na gotowej do wdrożenia stronie, otrzymujemy mail z informacją, że pod IE „nic nie działa”? Jest ktoś kto nie miał takich problemów? Wątpię… A z czego mogą wynikać tego typu wydarzenia? Część z Was (słusznie) zauważy, że to sprawy wpisane w zawód i zgodzę się z tym, aczkolwiek dorzucę parę groszy od siebie. Otóż projekt dobrze zarządzany od początku to projekt, w który możemy uniknąć wielu stresowych sytuacji podobnych do tych, o których pisałem wcześniej.

W skrócie chciałbym Wam przekazać kilka moich spostrzeżeń co do zarządzania projektem w mikro i (ewentualnie) małej firmie. Dlatego właśnie artykuł dotyczyć będzie głównie pracy freelancera, osoby będącej jednoosobową armią do tworzenia stron internetowych. Jednak mam nadzieję, że coś ciekawego znajdą tutaj również osoby prowadzące strony hobbystycznie a może nawet managerowie z większych firm – w końcu projekt to projekt w fundamentach każdy jest do siebie podobny.

Jak zacząć?

Pytanie za sto punktów bo zacząć jest rzeczywiście najtrudniej. Z moich doświadczeń wynika, że to od czego musimy zacząć następuje jeszcze przed podpisaniem umowy ze zleceniodawcą.

Początkiem jakiegokolwiek projektu powinna być dość szczegółowa specyfikacja. Dokument ten najlepiej stworzyć jako załącznik do umowy lub jej treść zawrzeć w umowie. Obojętnie na jakie rozwiązanie się zdecydujemy musimy być świadomi tego, że specyfikacja zdefiniuje nasze stosunki z klientem. Dlatego warto spisać ją po konsultacjach, które odbywają się na spotkaniu twarzą w twarz a nie przez maila. Niestety kontakt pocztą elektroniczną nie jest w stanie zastąpić rozmowy przeprowadzonej ze zleceniodawcą. Jeśli więc nie możemy się spotkać na żywo spróbujmy konferencji przez skype lub inny podobny komunikator.

Pierwsze kroki – „dziel i rządź”

Planowanie i realizacja. To dwa słowa, które należy zapamiętać i wdrożyć w codzienną pracę. Wiem z doświadczenia, że odrobina dyscypliny bardzo pomaga.

Planowanie

W przypadku tworzenie strony internetowej mamy generalnie trzy fundamentalne etapy, które praktycznie zawsze realizujemy. Są to fazy: prac koncepcyjnych, tworzenia strony, testowania.

Aby mieć możliwość skutecznej pracy musimy planować i to nie tylko wyżej wymienione, fundamentalne etapy, ale też o wiele mniejsze fragmenty pracy. Przypisanie sobie zadania „stworzenie sklepu internetowego” jest mało precyzyjne i co więcej samo w sobie zawiera wiele mniejszych zadań, których rolę i wagę ignorujemy jeśli w naszym planie nie wyznaczymy dla nich miejsca i czasu realizacji.

Piszę o takich „drobnostkach” bo z tego co zauważyłem tego typu sprawy najczęściej są pomijane przez freelancerów. Nie wiem do końca skąd to wynika, ale gdybym miał strzelać uznałbym pewnie, że mając do sprostania wielu zadaniom detale najzwyczajniej w świecie mogą im umknąć. Stąd zawsze mocno podkreślam, że warto planować w szczegółach – dzielić zadania na mniejsze, planować ich wykonanie i zarządzać nimi w trakcie projektu.

Taki monitoring realizacji możemy przeprowadzać z poziomu naszego notesu, jakiegoś pliku excel z rozpisanymi datami lub specjalnego programu do zarządzania. Obojętnie jak będziemy planować i monitorować wykonanie, najważniejsze to po prostu to robić. Inaczej łatwo wpadniemy w spiralę „długu czasowego” kiedy jeden projekt natrętnie będzie wracał i pokrywał się w czasie realizacji z innymi, bieżącymi zleceniami.

Realizacja

W zakresie realizacji projektu warto zmusić się do pewnej dyscypliny pracy. Sam na początku kariery, kiedy głównie pracowałem przy jedno lub dwuosobowych projektach miałem tendencję do odkładania rzeczy na później i zbyt elastycznego traktowania czasu pracy. Niestety w sytuacji gdy jesteśmy sami sobie panami własnego czasu musimy się nauczyć realizować zamierzone cele. To tzw. egzekucja. Brzmi strasznie, ale w gruncie rzeczy polega na tym aby móc rzeczywiście realizować kolejne zamierzenia. Realizacja nie istnieje bez planowania ponieważ aby zrealizować musimy zaplanować – stąd te dwa etapy są komplementarne i łączą się ze sobą w sposób naturalny. Najpierw planujemy, czyli dzielimy, następnie realizujemy a jednocześnie monitorujemy przebieg prac. Dzięki takiej organizacji cały proces zamyka się w jednej klamrze.

Niestety to nie jest aż tak proste…

Wszystko wydaje się banalne kiedy mówimy „zaplanuj i zrealizuj”. Rzeczywiście jest to uproszczenie a praca z projektem jest trudna bo jest nieprzewidywalna i mało w niej pewników. Bardzo często spotkamy się z sytuacjami, które mogą zupełnie odwrócić nas sposób myślenia o realizowanym zleceniu. Ciężko jest nawet wymienić wszystkie takie sytuacje, więc postaram się tylko wypunktować takie, z którymi sam się spotkałem.

• Klient zmienia fundamentalne założenia – jeśli umawialiście się z klientem na stworzenie bloga opartego o system CMS WordPress a zleceniodawca nagle chce aby stworzyć mu sklep internetowy to można to uznać za zmianę fundamentalnych założeń. Co wtedy? Nic jeśli mamy specyfikację i dobrze skonstruowaną umowę. W takim przypadku po prostu mówimy, że nowe prace nie wchodzą w zakres umowy. Koniec. Schody rozpoczną się jeśli nie mamy specyfikacji lub nawet umowy.
• Klient zmienia specyfikację – nasi klienci są laikami, więc często „w praniu” wyjdzie, że osoby powierzające nam realizację swojej strony nie do końca rozumiały na co się zgadzają kiedy podpisywały się np. pod zdaniem „kompatybilność z przeglądarkami desktopowymi”. Z takich sytuacji często wychodzą niepotrzebne zgrzyty, ale jesteśmy bezpieczni jeśli mamy specyfikację i umowę. W końcu nie jesteśmy odpowiedzialni za niewiedzę klienta. Z drugiej strony – z takich właśnie powodów warto jest rozmawiać ze zleceniodawcą twarzą w twarz i wyjaśniać rożne sprawy.
• Klient nie dostarcza materiałów – klasyka gatunku. Populacja witryny treścią to temat, o którym krążą już legendy. Kiedy nasz klient generuje opóźnienia mamy jedno wyjście – zająć się czymś innym. Dobra umowa powinna określać terminy dostarczenia wymaganych materiałów i w przypadku ich braku powinna określać przesunięcie ostatecznego terminu realizacji. Jeśli nie mamy takich zapisów w umowie możemy tylko liczyć na „łaskę” klienta albo na naszą siłę perswazji.
• Klient jest Junior Brand Managerem :) – życie mnie już nauczyło, że sytuacje podobne do tych prezentowanych na wspomnianym blogu się na prawdę zdarzają. Taki zleceniodawca może skutecznie torpedować każdy (słownie: k a ż d y) projekt. Co gorsza przebić się do niego z jakąkolwiek informacją, radą czy argumentem nie jest możliwe. Sposobem na radzenie sobie z takim „partnerem” biznesowym jest stosowanie się do zapisów dobrej umowy – po raz kolejny widać jak ważne są podpisywane dokumenty – machanie komuś umową przed twarzą nie jest dobrze postrzeganą praktyką w interesach, ale jeśli trzeba to trzeba. W końcu w ostateczności może być tak, że to my będziemy musieli zapłacić za projekt.

Zdjęcie: http://juniorbrandmanager.blogspot.com/

• Problemy z projektem nie związane z klientem – niektóre problemy związanie z projektem wcale nie muszą dotyczyć klienta. Fakt w wielu przypadkach to właśnie (o dziwo chciało by się powiedzieć) to zleceniodawca będzie generował problematyczne sytuacje, ale nie jest tak zawsze. Często mamy przecież problemy z kompatybilnością w różnych przeglądarkach, bug’ami wymagającymi wielogodzinnego ślęczenia przed monitorem etc. Co wtedy? Trzeba być przygotowanym. Przede wszystkim kiedy umawiamy się na termin wykonania musimy założyć sobie „poduszkę” – taki bufor czasowy, który da nam dzień albo dwa ekstra. W dużych firmach często do grafiku projektu wprowadza się zielony, żółty i czerwony bufor, które wskazują na jakim etapie są prace i jak blisko jest ostatecznego terminu. Zdecydowanie warto (w granicach rozsądku) zawyżać termin wykonania. Ja swego czasu przyjąłem zasadę 20%. W skrócie każdy projekt oceniałem realistycznie i do wyceny czasowej dodawałem 20% ponieważ wiedziałem, że trzeba być przygotowanym na to czego przewidzieć się nie da. Dlaczego jest to tak ważne? Odpowiedź jest prosta – „obsuwa” w projekcie, której nie da się „przypiąć” klientowi jest naszą winą (prawie zawsze) dlatego odbija się na naszym czasie i naszym wynagrodzeniu a że budżety freelancerów nie są z gumy wydaje mi się, że warto się zabezpieczyć.
  

Realizacja realizacji i planowanie planowania

Już wspominałem o etapie planowania i realizacji, ale zarówno planowanie jak i realizacja to tematy, o których można książki pisać i wyczerpanie ich w kilku akapitach jest trudne. Na całe szczęście freelancer musi pamiętać o kilku rzeczach. Przede wszystkim:

• Plany należy opierać na realnych fundamentach – nie planuj na fundamentach „wydaje mi się” albo „to prosta stronka”
  
• Nie poddawaj się pozorom i oceniaj indywidualnie– każdy pracujący przy projektach front-end wie, że zgodnie z teorią względności „wszystko zależy”. Dlatego odradzam stosowanie jakiś sztywnych cenników, schematów godzinowych itd. Nim przyjmiesz zlecenie postaraj się przeanalizować zakres i trudność prac. Oceniaj indywidualnie mając na uwadze budżet i czas.
  
• Teoretycznie wszystko jest możliwe – w idealnym świecie gdzie budżety projektowe zleceniodawców są nieograniczone a czas na realizację projektu oscyluje wokół nieskończoności można osiągnąć każdy cel. W mniej idealnym świecie jesteśmy ograniczeni czasem. Nie popełniaj więc kardynalnych błędów i mierz siły na zamiary.
  
• Get Things Done – GTD to nie tylko hasło, ale też sposób na zarządzanie. W przypadku freelancera jest to wręcz idealna metodyka. Więcej możesz poczytać tu
  

Podsumowanie

To co najważniejsze to pamięć o rzeczach najbardziej oczywistych i o detalach, które często umykają nam w wirze projektowej rzeczywistości. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem są te najprostsze. Kartka w notatniku z rozpisanym planem projektu i zaznaczanie kolejnych etapów realizacji, kalendarz z terminami, excel z budżetem czy może nawet cały software do zarządzania projektem. Nie jest ważne konkretnie jak będziecie sobie radzić, ważne żebyście „ogarniali” to co dzieje się w firmie. Niestety wiele mikro i małych firm ma z tym duży problem. Później takie podmioty wpadają w smutną rzeczywistość zaległości, niezadowolonych klientów, ciągłych braków pieniężnych i wiecznych opóźnień. 

Zdjęcie główne pochodzi od:

imagerymajestic @ http://www.freedigitalphotos.net

Zachęcam do komentowania! Podzielcie się własnymi doświadczeniami z pracy z klientem! Jeśli macie jakieś uwagi do artykułu również chętnie ich wysłucham.